2022.06.01 2023.04.25更新 社内報制作の基礎
社内報は、「伝える」だけでは不十分！「伝わる」社内報を目指すことで読者＝社員の意識・行動が変わり始めます。
社内報の一大テーマと言えばコミュニケーション！ 社内報の発行目的に、「社内コミュニケーションの活性化」を掲げる会社も多いでしょう。
では、コミュニケーションの２つの要素「伝える」と「伝わる」のうち、どちらをより意識すると社内報の効果を高められるでしょうか。結論は「伝わる」を重視することです。
コミュニケーションは、自分１人だけでは成り立ちません。成立させるには「伝わる」という受信者の反応が必要です。つまり、発信者と受信者という２人以上が必ず関わり合って実現するのがコミュニケーション。一方がアクションを起こしただけの「伝える」は、まだコミュニケーションとして成立していないのです。
逆に、「伝わる」ときには、すでに発信者がいるわけですから、必ず複数の人が絡んでコミュニケーションが成立していることになります。
コミュニケーションでは、受信者が主体の「伝わる」をより重視するとよいことが分かります。社内報をつくるときに、受信者である社員（読者）の気持ちになって考える、というのも納得ですね。
相手に理解してもらうには分かりやすさが不可欠です。伝える情報に要素を詰め込み過ぎていないか、受け手によって解釈が変わる伝え方になっていないか、丁寧な情報発信を心掛けましょう。「伝わる」の秘訣は、「シンプル・イズ・ベスト」です。
また、「分かりやすさ」は文章や内容だけでなく、誌面のレイアウト・デザインについても同様です。誌面を華やかにしたいと思うこともあるかもしれませんが、色数を余計に増やしたり、余分なイラストや写真を入れ過ぎたりすると、読者＝ユーザーの視覚情報が増えてしまいます。誌面で伝えたいテーマに合わせて、適切なレイアウト・デザインにするよう心掛けましょう。誌面のデザインやレイアウト改善のポイントについては「社内報誌面デザインの改善のコツはラフにあり」でご紹介していますので、こちらもぜひご確認ください。
伝えたいことを決めるのは「私」ですが、それを「相手が」理解できることに重点を置きましょう。社内報の場合であれば、相手＝読者。つまり、社員の皆さんです。実際に文章を書くときも、一文ごとに、社員から「それで（何を伝えたいの？）」「つまり（どういうこと？）」と問い掛けられていることを想像してみてください。
また、読者への想像力は、前述の「分かりやすさ」にもつながります。記事を書くときだけでなく、企画やテーマを考えるときも、相手＝読者のことを想像しましょう。社員が社内報を読んだとき、何を思い、どんな反応をし、どのような行動を取るのか。こうした想像力を働かせることで、より社員に伝わりやすい、企画意図が明確な社内報づくりにつながるはずです。
「読まれる社内報企画は社員への想像力から生まれる」では社内報の企画時に大切にしたいことをポイントでまとめていますので、こちらもぜひご覧ください。また、いくつか鉄板企画もまとめています。社員からの興味・関心も高く、人気となりやすいネタのため、企画意図も明確で分かりやすいものが多いです。読者が読んだときの感想や反応も想像しやすい企画が多いので、読者への想像を膨らませるのが苦手という方は、鉄板企画も活用して、読者をイメージするトレーニングをしてみましょう。
社員（読者）の興味・専門分野がさまざまな中、一度で「伝わる」というのは、まず不可能です。相手が「一を聞いて十を知る」なんて夢の夢。“十を伝えて一伝わる”といった心構えで、根気と熱意を持って継続的なコミュニケーションを試みましょう。
くり返しの情報発信の方法としては、形＝メディアを変えることも効果的です。紙の社内報だけでなく、Web社内報や動画での情報発信なども活用してみましょう。また、同じテーマでも切り口を変えることで、読者にとっては新鮮な記事となります。例えば部署紹介の記事の場合、紙の社内報では部署全体の紹介、Webやイントラでは部署内の人にフォーカスしたインタビュー記事を掲載するなど、工夫次第でくり返し情報を発信することができます。
コミュニケーションは発信者と受信者による「共同作業」です。発信者が「伝える」情報を受信者が「理解する（＝伝わる）」ことで初めて成立します。球技スポーツの「パス」と同じように、コミュニケーションも１人だけでは成り立ちません。
社内報担当者は「伝わる」を実現することが大切。丁寧な情報発信、しつこさを心掛けましょう。
