2024.04.26 社内報制作の基礎
社内報の担当者になって、まだ間もない新米担当者です。慣れない業務で不安ですが、前任者から業務を引き継ぎ、より良い社内報を社員に届けていきたいと思っています。ただ、社内報担当者の業務の幅広さや、求められるクリエイティブ面の判断力など、不安が尽きません。より良い社内報制作に向けて、何からどう取り組んでいくべきか整理するには、どうしたら良いでしょうか。
社内報制作の担当になると、これまでと全く違うお仕事内容に戸惑われる方も多いでしょう。太平社にも新任担当者からのご相談が多く寄せられます。
そこで今回は、ご相談いただくことの多い新任担当者の3大不安を挙げ、その解決策についてご紹介します。新任担当者の方はもちろん、そうでない担当者の方も、このコラムを読んで、社内報制作における不安を解決するためのヒントを見つけていただけると幸いです。
社内報制作の担当者として働き始めると、1号作るのに社内外のさまざまな関係者と協力しながら進めることの大変さを痛感するでしょう。その中で、中心となって役割を果たすために不可欠な編集スキルに不安を感じる方も多いようです。
これらの工程はすべて社内報制作における重要な編集作業です。この役割を果たせないと、社内の関係者や制作会社の人は困ってしまうでしょう。でも、はじめから一人でこれらの作業をこなせる担当者はいません。
では、どうしたら社内報制作に必要な「編集スキル」を効率よく身に付けることができるのか。編集のプロの仕事を近くで見ながら真似してみることが一番です。一緒に社内報制作を進めている制作会社に「編集サポートの充実」を相談してみましょう。「編集者」や「ディレクター」と呼ばれるプロフェッショナルが、あなたに伴走しながら、編集のお作法を共有してくれるはずです。
例えば、下記のような項目は、やり方を自分でゼロから考え出すより、プロのやり方を見て、真似してみることから始めてみるべきです。
新任担当者は特に、プロに伴走してもらい、丁寧な編集サポートを受けながら制作を進めると、無用な不安が取り除かれるばかりか、かなり効率的に編集スキルを身に付けることができるでしょう。
社内報制作の担当者に新任し、業務量の多さや、思うように進まないことの多い進行管理、求められるクリエイティブセンスなど、過度な作業負担に不安を抱く方も多いでしょう。
最初は仕方のないことと諦め、慣れるまで我慢して頑張るのはリスクが高いと言えるでしょう。担当者変更で自分が新任になったことを「いい機会」と捉え、社内報制作における業務の整理や見直しからはじめてみると漠然とした不安が軽減され、これまで当たり前と思っていた非効率が解消されるかもしれません。
社内報はそもそも、期日に遅れることなく発行するための担当者の我慢大会ではないのです。何のために社内報を制作するのか、その目的に向けてどんな社内報であるべきか、それを実現するための制作方法とは。そうした、課題を関係者で整理してみましょう。
このような課題を整理するため、ディレクターがファシリテーターとして参加する「課題整理ワークショップ」を太平社でも実施しています。多くの他社事例を持つディレクターが質問を投げかけたり、他社事例を提示したりしながら課題を見える化していく、太平社開発のスキームは、新任担当者や社内報制作を見直したい方には有効だと思います。
前任者から業務を引き継ぎ、社内報制作にいざ着手しようという新任担当者は、不安と同時に大きなやりがいも感じているでしょう。「もっと読んでもらえる社内報にしたい」と改善に向けて、新鮮な頭で、いろんなアイデアがあふれる時期かもしれません。
一方、自社の社内報しか見たことがなく、前任者のやり方しか知らない場合、改善の手法やアイデアをゼロから生み出すのは大変で、不安もあるはず。この不安に襲われたまま時間が経つと、「とりえず前任者のとおりに作っておけばいいか」という妥協にもつながりかねません。そんなもったいない状況を数多見てきたのも事実です。
新任担当者にお勧めしている、改善に向けてまずやるべきことは。
これらを社内報担当者になって間もないころから、意識しておくと無理なく改善に向けたステップを踏むことができるはずです。他社の事例や作り方、トレンドを最初からそのまま真似する必要はありません。自社の状況や担当者ご自身の考え方に合わせて、取り入れたいポイントから無理のない範囲で取り入れていきましょう。コツは、小さな成功体験を少しずつ積んでいくことです。
他社事例やトレンドを知る方法としては、多くの企業の社内報が公開されている経団連の社内報閲覧室を利用するのも一手。もしくは、お付き合いのある社内報制作会社に相談すれば、喜んで事例を共有してくれるでしょう。その社内報がどのような体制、方法で作られているのかも合わせて聞いておくと参考になるはずです。
手前味噌で恐縮ですが、広報担当者向け広報誌「SHARE」でも、経団連推薦社内報など受賞実績のある社内報をはじめ、さまざまな企業の社内報担当者に制作の舞台裏を語っていただいたインタビューを掲載しています。無料で読めますのでぜひチェックしてみてください。
SHARE紹介リンク SHARE広報ツールの制作会社として日々活動する中で出会った方やお仕事をご一緒させていただいた方から得たノウハウやインスピレーションをじっくりシェアし私たちのものづくりに前向きな刺激を与えたい――そんな思いで発行しているのが広報誌「SHARE」です。
そのほか、社内報担当者が集まる研修やセミナーでも担当者間の交流の場があります。太平社主催のワークショップも、社内報担当者間で情報交換できます。ぜひ一度参加してみてください。
ワークショップ紹介リンク WORKSHOP写真撮影、校正・校閲、取材の実務を学べるワークショップや、参加者同士の情報交換会など、社内報・広報担当者様向けのワークショップやセミナーを企画・開催しています。
いかがでしたか？ 今回は、よくある新任担当者の不安を3つ挙げ、その解決方法をまとめてみました。社内報担当者が新任されるタイミングは、これまでの社内報制作を見直し、社内報に新たな風を吹き込むことで、より多くの読者の目に触れる絶好のチャンスとも言えます。不安もあると思いますが、今回の記事が少しでも不安を払しょくする一助となり、より良い社内報制作につながればうれしいです。
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関連リンク 社内報制作サービスガイドブック長年、多くの企業の社内報制作をサポートしてきた太平社が持つノウハウを提供し、社内報担当者の皆さんのお役に立てるよう、資料を公開します。